Administratief-financieel-HR medewerker (op zoek naar 2 collega's)

Job beschrijving

Je functie omvat drie luiken: HR-ondersteuning, financiële verrichtingen en onthaal. Hoewel eerder opgebouwde ervaring in die domeinen een grote meerwaarde is, zijn er voor ieder luik opleidingstrajecten voorzien binnen de KU Leuven (e.g., accreditatie financiële antenne). Bij het uitoefenen van je functie kan je terugvallen op andere administratief-financieel-HR-medewerkers van het departement, de departementaal beheerder en de ondersteunende diensten van de KU Leuven.

HR-ondersteuning:

• Als HR-medewerker ben je verantwoordelijk voor de personeelsdossiers binnen enkele onderzoeksgroepen van het departement.
• Je geeft advies over de aanstelling, verlenging, herfinanciering, etc. Hiertoe bouw je de nodige expertise op wat betreft de verschillende personeelsstatuten en sta je in contact met de centrale personeelsdienst.
• Je staat in voor de (basis)projectopvolging en zorgt daarbij onder andere voor de periodieke opvolging en controle van de werkings- en personeelsbudgetten, alsook de ondersteuning in de tussentijdse en eindrapportering.

Financiële verrichtingen:

• Je staat in voor de verwerking van financiële verrichtingen van enkele onderzoeksgroepen binnen het departement en zorgt voor het aanmaken van onder andere verkoopfacturen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten en dit op een autonome en proactieve wijze.
• Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
• Je maakt deel uit van een team van administratieve medewerkers in het departement en fungeert als back-up voor de andere teamleden.

Ondersteuning en onthaal:

• Je ondersteunt de leden van het departement bij de dagelijkse werking van het departement en je staat samen met je collega’s in voor de ontvangst van bezoekers, studenten en leveranciers.
• Je werkt in team samen om diverse bijkomende opdrachten volgens de noden van het departement tot een goed einde te brengen, zoals bijvoorbeeld logistieke ondersteuning.
• Afhankelijk van jouw interesses en talenten en in samenspraak met je collega’s en je leidinggevende, kun je mogelijks bijkomende taken opnemen, zoals het beheren van websites en sociale media of het ondersteunen en organiseren van evenementen.

Wat krijg je

• Je komt terecht in een gedreven en hecht team waarin je veel kansen krijgt om bij te leren en je te ontplooien volgens jouw talenten. Daarnaast bieden wij een gevarieerd takenpakket in een internationale en innovatieve omgevening (locatie: Campus Gasthuisberg). We zijn gevestigd in een splinternieuw gebouw en kan dit combineren met thuiswerk indien je dat zou willen.
• We beogen een voltijdse tewerkstelling, een tewerkstellingspercentage van 80% is bespreekbaar. Aan deze functie is een verloning in graden 4 of 5 gekoppeld. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
• KU Leuven biedt daarnaast nog heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets of fietslease, ecocheques, korting bij handelaars.