In deze rol ben je de rechterhand van de Managing Director en Operations Manager, verantwoordelijk voor onthaal, financiële verrichtingen en HR-ondersteuning binnen het VirusBank Platform team. Je biedt administratieve ondersteuning, verwerkt financiële transacties, en beheert personeelsdossiers, terwijl je ook logistieke taken uitvoert en interne/externe meetings organiseert.
Een voltijdse aanstelling met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur, met mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling.
Je wordt de rechterhand van de Managing Director en Operations Manager en een aanspreekpunt voor het hele team. Je functie valt uiteen in drie luiken: Onthaal en algemene logistieke ondersteuning, financiële verrichtingen en HR-ondersteuning. Hoewel eerder opgebouwde ervaring in die domeinen een grote meerwaarde is, zijn er voor ieder luik opleidingstrajecten voorzien binnen de KU Leuven (e.g. accreditatie financiële antenne). Bij het uitoefenen van je functie kan je terugvallen op andere administratief-financieel-HR medewerkers van het departement, de departementaal beheerder en de ondersteunende diensten van de KU Leuven. Deze functie wordt hoofdzakelijk en structureel on-site uitgeoefend op onze kantoorlocatie (BioIncubator campus). Gezien de aard van de taken is fysieke aanwezigheid tijdens de kantooruren vereist.
HR-ondersteuning:● Als HR-medewerker ben je administratief verantwoordelijk voor de personeelsdossiers van het VirusBank Platform team.● Je staat in voor de (basis)projectopvolging en zorgt daarbij onder andere voor de tijdregistratie periodieke opvolging en controle van de werkings- en personeelsbudgetten, alsook de ondersteuning in de tussentijdse en eindrapportering.● Je geeft advies omtrent de modaliteiten van de aanstelling, verlenging, herfinanciering, etc. Hiertoe bouw je de nodige expertise op wat betreft de verschillende personeelsstatuten en sta je in contact met de centrale personeelsdienst.
Financiële verrichtingen:● Je staat in voor de verwerking van financiële verrichtingen van het VirusBank Platform en zorgt voor het aanmaken van o.a. verkoopfacturen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveringen, leveranciersfacturen en beroepskosten - dit op een autonome en proactieve wijze.● Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.● Je hebt een sterke band met het team van administratieve medewerkers in het departement en neemt taken op in het geheel van afdelingsoverschrijdende of -overkoepelende opdrachten binnen het departement. Je fungeert als back-up voor de andere teamleden.
Ondersteuning en onthaal:● Je ondersteunt de leden van het VirusBank Platform team bij de dagelijkse werking van het platform (e.g., sleutelbeheer, beheer voorraden) en je staat samen met je collega’s in voor de en registratie ontvangst van bezoekers en leveranciers.● Je ondersteunt het management bij het organiseren van interne en externe meetings en de opvolging van afspraken en correspondentie.● Je zorgt voor logistieke ondersteuning bij o.a. ontvangst en verdeling van leveringen, postverdeling, catering bij vergaderingen, lokalenreserveringen…
Wij beogen een voltijdse aanstelling met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. De job is divers zowel qua job inhoud als in dagelijkse interactie met collega’s.Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
CareerCount Score ™️
