Administratief en financieel coördinator

Job beschrijving

De functie bestaat uit verschillende luiken:

1. Het financieel en HR-beheer van de onderzoekseenheid:

• Je staat in voor de verwerking van de financiële verrichtingen binnen de onderzoekseenheid en zorgt voor de aanmaak, opvolging en betaling van facturen, maakt bestelbonnen aan, plaatst bestellingen en volgt deze op. Je verwerkt beroepskosten via kostenformulieren, kredietkaarten en reiswijzers;
• Je volgt de budgetten van onderzoeksprojecten en individuele kredieten proactief op, maakt (complexe) rapporten en stelt budgetoptimalisaties voor;
• Je doet het voorbereidende werk voor de opmaak van de begroting van de onderzoekseenheid.
• Je staat in voor de aanstellingen en contractverlengingen van het bijzonder academisch personeel (doctoraatsonderzoekers, wetenschappelijk medewerkers, postdoctorale onderzoekers, enz.) en zorgt voor een tijdige en correcte afhandeling van deze dossiers;
• Je geeft advies over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen

2. Administratieve en logistieke processen:

• Je verzorgt het onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers;
• Je staat in voor de financiële en logistieke organisatie en de interne communicatie van evenementen en congressen;
• Je ondersteunt de voorzitter van de onderzoekseenheid bij de opvolging van jonge onderzoekers (bv. inplannen jaarlijkse feedbackgesprekken) en ondersteunt doctoraatsonderzoekers bij de organisatie van hun doctoraatsverdediging;
• Je stelt de agenda op van het overlegcomité en neemt hieraan deel;
• Samen met de bestuurder beheer je de lokalen van de onderzoekseenheid;
• Je plant de jaarlijkse feedbackgesprekken in.

3. Je werkt in teamoverleg met andere administratief coördinatoren. In overleg met het diensthoofd HR & Financiën kan je ook breed worden ingeschakeld voor administratieve en coördinerende taken in andere onderzoekseenheden, wanneer zich bijvoorbeeld aan andere onderzoekseenheden dringende ondersteunende noden stellen.

Wat krijg je

We beogen een voltijdse tewerkstelling, en bieden een contract voor onbepaalde duur in een dynamische omgeving in het centrum van Leuven. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.

Een universitaire context staat garant voor een jonge, innovatieve, internationale omgeving waar state-of-the art onderzoek wordt verricht en waar wordt gewerkt met diverse internationale profielen met verschillende contracttypes en soms complexe loopbaantrajecten. Via deze uitdagende job draag je indirect bij aan onderwijs en onderzoek met een impact op de samenleving. Je komt terecht in een warm team met een diversiteit aan expertises, waarin we veel belang hechten aan eigenaarschap, samenwerking, overleg, inspraak en collegialiteit. Ben je nieuw in de functie, dan zorgen wij voor een passend opleidingstraject en helpen we jou ‘on the job’ jouw nieuwe takenpakket onder de knie te krijgen.

In onze werkomgeving hechten we veel belang aan ruimte voor initiatief en engagement, kansen om opleidingen te volgen, en een gezonde work-life balans (o.a. via telewerk).

Aan KU Leuven geniet je extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer en een bedrijfsfiets.